滨州市建设工程造价咨询报告书及成果文件 档案管理暂行规定

第一章   总则

    第一条  为规范我市建设工程造价咨询行业工作程序，加强工程造价咨询档案管理，根据《中华人民共和国档案法》、《山东省工程造价咨询业务指导规程》、《山东省工程造价咨询档案管理办法》，结合本市实际，制定本规定。

    第二条  工程造价咨询档案是指工程造价咨询企业从接受委托、调研、取证、编审、合议、复核、审定到出具报告书全过程中形成的具有查考和保存价值的文件和材料。工程造价咨询企业完成造价咨询业务后必须逐项建立档案，并登记造册，建立工程造价咨询业务台账。

    第三条  工程造价咨询企业应设立专门的档案室，配备政治、业务素质能胜任档案管理工作的档案管理员。

    第四条  造价咨询档案原则上由项目负责人负责整理、归档，项目负责人应在造价咨询报告出具后30日内将完整的档案资料移交档案室；档案管理员负责咨询档案的接收、装订立卷、保管、提供查阅等工作，档案管理员应在档案移交后30 日内将档案装订归档，并保证归档后档案的完整、安全。

    第五条  工程造价咨询企业应采取有效措施对工程造价咨询档案进行安全保管，并切实加强对涉及商业秘密档案的管理。

    第六条  工程造价咨询档案自归档之日起，保存期应不少于5年。

第二章  咨询报告书的格式和内容

    第七条  咨询报告书即给委托方出具的咨询成果文件。工程造价咨询企业在完成委托的咨询项目后，应向委托方出具书面咨询报告书。

    第八条  咨询报告书主要由“封面”、“扉页”、“目录”、“咨询成果报告”四部分组成，具体应包括以下内容：

    1、封面（应标明造价咨询项目的全称、咨询企业的全称、项目的完成日期等）

    2、扉页（附件1）

    3、目录（列明本咨询报告所包括的内容及对应的页码）

    4、出具的咨询报告（具体要求见附件2）

    5、 工程造价咨询核定总表（附件3）

    6、软件所生成的预（结）算、清单等内容

    7、咨询项目操作人员配备一览表（附件4）

    8、咨询项目操作人员资格证书复印件

    9、咨询企业资质证书缩印件

   第三章  档案的立卷原则及内容

    第九条  工程造价咨询档案立卷应遵循以下原则：

    1、遵循工程造价咨询文件材料的形成规律，保持卷内文件材料的系统联系；

    2、正确分析和鉴别文件材料的保存价值，确定保管期限；

    3、确保档案资料的真实性；

    4、保证档案资料充分，满足该造价咨询工作的需要；

    5、档案资料整理应规范，按委托项目分别立卷，卷内文件材料应完整，审批和签章手续完备，材料的制作和书写必须规范、清晰，易于长期保存和查阅。

    第十条  工程造价咨询档案主要由咨询成果报告、咨询依据文件、其他文件组成。

    1、咨询成果报告

（1）咨询报告书原件（含附件）；

    （2）技术文件及工作底稿（各类分析说明文件、计算书等）。

    2、咨询依据文件：

    （1）委托方提供资料清单（附件5）（清单应注明委托单位名称及项目名称）；

    （2）项目建议书或批件（投资估算编审）；

    （3）设计方案及初步设计文件（设计概算编审）；

    （4）工程招标文件（含工程量清单）、设计交底纪要、招标答疑（工程量清单、招标控制价、投标报价、结算编审）；

    （5）工程承包合同、中标通知书、补充协议（结算编制、造价控制）；

    （6）送审工程概、预、决算书；

    （7）施工单位送审的工程结算书（结算审核）；

    （8）设计变更单、施工签证（造价控制、结算编审）；

    （9）甲供材料、设备明细单（造价控制、结算编审）；

    （10）影响工程造价的会议纪要、文函，重大问题会审记录；

    （11）施工现场勘察记录（造价控制、结算编审）；

    （12）施工组织设计、施工方案（造价控制、结算编审）；

    （13）其他影响工程造价的有关资料。

     3、其他文件

（1）工程造价咨询合同或司法鉴定委托书；

（2）工程造价咨询项目作业计划书（附件6）；

（3）工程造价咨询质量控制流程单（附件7）；

（4）客户满意度调查表（附件8）；

（5）立卷情况说明（附件9）；

（6）封底。

    工程施工图和竣工图一般不纳入归档范围。如设计变更单和施工签证较多，可用清单形式归档，原件由委托方保存。

    第十一条  造价成果文件应同时保存纸质和电子文档，计算底稿可仅保存电子文档。

    第十二条  工程造价咨询档案电子文档应符合以下要求：

    1、按单项工程建成电子文件包，电子文件包名称应包含时间、项目名称、咨询类型；

    2、单项工程电子文件包内应分别设定咨询成果报告（造价咨询报告、技术说明及工作底稿）、咨询依据文件（电子图纸、图片可存于依据文件）、其他文件等分项文件包；

    3、各工程造价咨询企业所存电子文档内容需格式统一，规范管理。除统一保存在安全硬盘中外，每一项目电子文件包还应刻录成光盘，在本项目纸质档案封面的背面做一纸袋，将光盘放入纸袋内。

第三章  档案的立卷编目及装订

    第十三条  工程造价咨询档案案卷应按以下要求编目：

    1、案卷页码的编写：单页码居右下角，双页码居左下角；空白页不编排页码；案卷封面、卷内文件目录、案卷情况说明不编排页码。

    2、案卷封面（附件10）的编写：

    （1）立卷工程造价咨询企业全称；

    （2）造价咨询业务类别：分为建设项目建议书及项目可行性研究、项目经济评价报告；投资估算、设计概算、施工图预算、工程量清单、招标控制价、投标报价、工程结算、工程决算的编制与审核；工程造价鉴定；全过程造价控制等；

    （3）案卷标题：指造价咨询项目的全称；

    （4）时间：指卷内文件材料所属的起止年月；

    （5）保管期限；

    （6）件、页数：“件”指卷内文件材料的总件数；“页数”指卷内文件材料的总页数；

    （7）归档号：应按档案立卷年份＋分类代码＋流水号组合成归档号。

    3、编写案卷情况说明，应包括以下内容：

    （1）卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况，由档案管理员填写；

    （2）立卷人：由立卷者签名；

    （3）检查人：由案卷质量审查者签名；

    （4）立卷时间：指完成立卷的时间。

    4、卷内文件目录的编写（附件11），应包括以下内容：

    （1）序号：应以卷内文件排列先后顺次填写序号；

    （2）文号：指文件制发单位的发文字号；

    （3）作者：指文件制发单位或个人；

    （4）内容：指文件的标题。文件没有标题或标题不能说明文件内容的，可自拟标题，但需外加“〈〉”号；

    （5）日期：指文件形成的年、月、日；

    （6）页号：指卷内文件所在之页的页码；

    （7）备注：留待对卷内文件变化时作说明之用。

    第十四条  工程造价咨询档案案卷应按以下要求装订：

    1、案卷装订排列：案卷封面—案卷情况说明—卷内文件目录—文件材料—封底。

    2、案卷情况说明、卷内文件目录应采用A4规格用纸，封面、封底宜采用120克至150克牛皮纸。

    3、单卷厚度超过40mm的，可分卷立卷。

                                         第四章  附则

    第十五条  本规定由滨州市工程建设标准定额站负责解释。

    第十六条  本规定自2014年7月1日起施行。